Hablar de “agencia de viajes para clubes deportivos” va mucho más allá de reservas. Es anticipar problemas, manejar expectativas de entrenadores y familias, y blindar la logística para que el balón ruede sin sobresaltos. Aquí te cuento, en primera persona, cómo lo hago cuando preparo desplazamientos de fútbol base y amateur, con ejemplos reales y plantillas listas para usar.
Qué hace (de verdad) una agencia para equipos
Una buena agencia especializada no solo compra vuelos y hoteles: diseña el trayecto competitivo del club. Traducido: calendario + torneo/campus + permisos + transporte + seguros + material + comunicación con familias + plan B (y C).
Diferencias clave entre clubes base, amateur y sénior
- Base (10–18 años): la logística es coral. Hay padres, autorizaciones, dietas específicas y horarios marcados por el torneo. En mi caso, la intensidad y las necesidades de 30 niños de 12 años no tienen nada que ver con un sénior: la clave es ritualizar procesos (entregas de documentación, check‑in de material, reparto de habitaciones) y prever acompañantes.
- Amateur: algo más de flexibilidad, pero sigue habiendo límites de presupuesto y tiempos laborales. La agencia debe optimizar escalas y priorizar alojamientos funcionales cerca de sedes.
- Sénior: mandan la recuperación y el rendimiento. Normalmente exigen control de horarios, salas de vídeo, menús y, si el presupuesto lo permite, vuelos chárter.
Cómo trabajamos con entrenadores, familias y dirección deportiva
- Entrenadores: reciben una “orden de marcha” por día (hora a hora con tiempos de traslado, calentamiento y comidas).
- Familias: información clara y a tiempo; canal único (grupo, app o email) para visados, seguros y pagos.
- Dirección deportiva: RFP comparables, KPIs de servicio (puntualidad, incidencias, satisfacción), y cierres con lecciones aprendidas.
Servicios imprescindibles para un club que viaja
Vuelos de equipo: bloqueo de asientos vs chárter
En clubes juveniles sin presupuesto de élite, bloquear asientos en vuelo regular suele ser el sweet spot. En un viaje Sub‑16 que organizamos, el bloqueo de asientos y la franquicia extra de equipaje nos salvaron la logística: cada jugador viajó con su maleta + equipación sin sorpresas.
Comparativa rápida
| Factor | Bloqueo en regular | Chárter |
|---|---|---|
| Capacidad | 15–40 plazas en salidas comerciales | Aeronave completa (alta capacidad) |
| Control de horarios | Limitado a horarios de aerolínea | Total (eliges slots) |
| Precio por plaza | Generalmente más bajo | Más alto, mejora con ocupación |
| Equipaje deportivo | Negociable (franquicia extra y piezas especiales) | Muy flexible (bodega dedicada) |
| Cambios/penalizaciones | Condiciones de grupo, moderadas | Depende de contrato; puede ser rígido |
| Aeropuertos | Rutas existentes | Posible uso de secundarios o directos |
Alojamiento y pensión completa cerca de sedes
Para jóvenes, priorizamos hoteles periféricos con acceso rápido a campos y pensión completa. Cuando viajamos con Sub‑16 a Roma, negociamos packed lunch para los días de dos partidos: elimina improvisaciones y retrasos. Pide salas para vídeo/charlas, y menús con carbohidrato + proteína pre‑partido.
Transporte local y logística de horarios
El autobús privado se convierte en “base móvil”. Traslados aeropuerto‑hotel‑estadios‑hotel, y margen de seguridad de 15–20’ por trayecto en día de partido. Un mismo conductor durante toda la estancia mejora coordinación y seguridad.
Material deportivo: envíos anticipados y checklists
La logística de material puede hundir un plan. Aprendí a enviar un palé por adelantado con conos, petos, botiquín ampliado y balones: llega etiquetado al hotel y descarga presión el día 1.
Checklist exprés de material
- Balones oficiales + repuesto, bomba y agujas.
- Conos, estacas, petos numerados.
- Botiquín ampliado: vendas cohesivas, esparadrapo, hielo instantáneo, férulas básicas, analgésicos permitidos, guantes nitrilo, antiséptico, manta térmica.
- Chaleco/arnés GPS (si el club usa), cargadores y regletas.
- Chalecos reflectantes para staff en traslados nocturnos.
- Lista de inventario con responsable y recuento por día.
Seguros (lesiones, RC, cancelación, repatriación)
Indispensable ampliar cancelación y, sobre todo, cobertura médica por lesiones deportivas y repatriación. En nuestro caso, incluir repatriación nos dio tranquilidad con menores y jugadores no comunitarios. Define parte de incidencias y hospital de referencia por zona.
Visados y documentación para menores no UE
Con jugadores de varias nacionalidades, la gestión de visados Schengen requiere guion: requisitos por país, plazos, cita consular, cartas de invitación, autorización de progenitores y seguro válido. Yo asesoro a las familias con un calendario de entregas para evitar prisas.
